公关广告传播行业的业务管理模式非常复杂,一家公关传播企业,可能会同时从事活动项目类业务、PR、EPR业务,也可能又同时在经营数字营销的业务。在传统业务的信息化建设基础薄弱的情况下,又不得不面临新的混合的业务模式管理的要求,再加上各方面成本的快速增加,管理压力越来越大,因此实施管理软件已成为解决管理问题的必要手段


全面、深入、有效地实施管理软件,可以整合企业的业务管理,提高管理效率和企业组织响应能力,加强内部管控,积累管理资源,降低扩张成本,对于较大的集团企业,以及希望快速成长的中小企业,其作用也是毋庸质疑的。

 

然而,现实却是:公关行业管理软件实施失败率相当高!


图2-失败率较高.jpg


很多企业很早就开始实施管理软件,但有很多以失败告终,甚至出现多次失败的情况。企业不仅付出了金钱,还浪费了宝贵的时间,仍然达不到自己追求的目标,原因到底在那儿呢?

 

失败的定义!

首先,让我们明确一下:公关管理软件失败或即将失败的标志有那些?

(1) 乙方要求客户适应软件而不是软件适应客户;

(2) 乙方销售时承诺的目标,在签约后不兑现;

(3) 销售前,乙方并不深入与客户明确需求,而只片面追求签约;

(4) 签约后,在约定的时间内,以各种名义反复拖延,长期无法上线;

(5) 上线后,没有有效的实施与培训;

(6) 上线后,关键功能长期无法使用,主要目标无法达成。

(7) 未建立起有效的和可扩展性的管理平台,可能企业当前的需求可以得到满足,但一旦在运营中有业务变化,很难进行调整。



图4-对话.jpg

当出现以上现象之一时,您就可以做出这样的判断,项目的实施极有可能失败了,同时,一旦发现供应商有上述情况,通常意味着后续的服务,也会出问题。所以甲方应做出正确和及时的判断。,避免出现时间和首付款两空的局面。


当然,如果企业基于自身的管理水平、规模、历史、力量、等实际情况,对既有的片面的信息化(诸如对既有产品,像OA之类的应用)的认知,认为可以满足自己的情况,那我们也不能勉强。但我们还是试图以信息化建设的更准确的、更高的、更长远的目标与能力为标准,进行研究与分析。


失败的分析角度有很多,我们今天只从几个方面去阐述,更多的探讨,我们会陆续展开与大家分享。

 

一、难度大

原因之一是:行业本身的业务复杂性决定产品与实施的难度大:

1、行业业务管理模式复杂,多数企业都涉及一种或多种业务模式的管理。

2、公关行业虽然是服务业,但业务模式及客户需求不断变化,因此服务体系和管理要求需要不断调整以适应市场的变化。所以业务模式与传统行业相比,难以固定。

3、活动项目管理,过程复杂,涉及的制作物种类多样,不规范,重复性差,业务链长。

4、媒介管理的要求也越来越高,媒体的种类与形态激增,营销方式与热点都在快速变化,管理的主要要求及及与项目,采购,财务的整合要求也在变化。

5、项目、业务、采购、媒介、财务几个因素,深度整合,应用场景复杂。

6、业务与财务的整合难度大幅提高。


不仅如此,由于行业与软件的特殊性,使得同行业内,不同规模,发展的不同阶段,产业链的不同位置的企业,对管理需求均有较大的差异。正是由于这些原因,使得这个行业的管理软件,不仅比传统制造业有较大差异,即使与传统服务业相比,也有较大的差异。


正是基于这些原因,一般的OA软件或只做表面文章的软件,标准化的产品普遍粗浅,很难适合行业的管理。

 

二、产品选型的原因

正因为行业与需求极复杂,因此,公关行业对管理的选型及实施有极高的要求。这些要求具体应体现在以下几个方面:


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1、产品的设计理念:软件与技术,均是服务于行业和客户的,因此是软件适应客户,而不是客户适应软件。产品应服务于客户,并不是反过来。这是所有从事项目实施人员应遵循的规则。深入全面地解决客户的业务问题,让客户真的用起来,而不是表面有几个漂亮的界面和行业的词汇就找到行业的共同语言了。

 

2、产品的技术基础:由于业务极为复杂,因此,好的产品基础需要全面与深入的技术来支撑:包括:ERP平台,业务引擎,流程引擎,UI引擎,报表引擎,移动接口等,并不是简单的几个模块(所谓CRM,PM,KM)拼凑就可以成为行业软件的,也并不是表面上有立项,采购单,就让用户觉得是个行业软件了。这些技术,必须深入有机密切关联在一起,才可以高效地完成企业的管理要求,就像一台精密的引擎,而不是把几个纸箱子堆在一起。

 

3、产品的业务基础:软件和技术是用于服务业务的,而业务又是极为复杂的,就像冰山一角,表面上的只是一个小部分,而真正的真相和本质,大部分是隐藏在水下的。作为软件实施人员,必须认真研究业务的本来的模型,而不是表面为用户堆砌几个表单。

 

4、好的产品必须具备的特性:

(1)全面:必须有能力面对全部的业务模式及业务与财务的整合。

(2)联系:几乎所有业务均有内在关系,而不止是表面的关联。

(3)灵活:足够的灵活性,满足不同客户不同场景的个性化需求。

(4)深入:不是肤浅的表单,而是深入触及各个业务,达到客户要求。

(5)规模:满足集团客户业务量和人员数量带来的规模问题,成长问题。

(6)整合:不是解决单一业务,而是面向多种业务,全部业务复合管理。

(7)扩展:开放的架构,满足行业变化带来的新的业务模式和管理要求。

 

5、服务能力:好的产品基础还要加上好的服务体系和服务方法,才可以进行高质量的实施,而不是简单的安装配置了事。

 

三、公关公司自身的原因

作为甲方的公关公司,在应用管理软件的选择上,有自已团队建设或外包建设两种方案,这两种方案的思路完全不是相同的思路。不管是采取那种方案,其自身对项目实施管理有极为重要的作用与责任,同样也是决定项目成败的因素,但受限于篇幅的原因,我们将在后续的文章中再做深入的探讨。

 

图5-预期.jpg


四、总结

我们通过实践可以了解到,公关广告行业的信息化建设,并不是一件容易的事,行业内的企业,应明确自身的特点与需求(包括中期目标和短期目标),自己在产业链中的位置,自身发展的阶段性目标,以此为基础制订合适的信息化建设的指导思想,并在此原则下,认真选型,切实以解决自身管理问题为目标,实施管理软件,这样可以大幅提高实施的成功率,并及早达到管理的目标。


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